公司公章印章使用登记表模板
一、表格用途
“公司公章印章使用登记表 1.xlsx” 主要用于规范公司公章及各类印章的使用管理流程，确保印章使用有记录、可追溯，防止印章滥用，保障公司利益和各项业务活动的合法合规性。
二、表格结构与填写说明
（一）基本信息栏
- 序号
- 按照印章借用的顺序依次编号，方便对每次借用记录进行排序和查询。例如，第一次借用记录序号为 1，第二次为 2，依此类推。
- 部门
- 填写借用印章的部门名称，明确印章使用的责任主体。如 “财务部”“销售部” 等，确保印章使用与具体业务部门相关联，便于后续统计和管理各部门印章使用情况。
- 借用人
- 填写实际借用印章的人员姓名，必须是公司内部员工且有相应的借用权限。通过记录借用人信息，一旦出现问题可以直接找到相关责任人。
（二）时间信息栏
- 借用日期
- 记录印章借出的具体年、月、日，精确到日期，格式需统一，如 “20XX 年 XX 月 XX 日”。这有助于确定印章使用的时间范围，对于后续追踪印章使用轨迹和时效性分析非常重要。
- 归还日期
- 在印章归还时填写实际归还的日期，同样精确到年、月、日。如果印章未按时归还，通过对比借用日期和归还日期可以及时发现问题，采取相应措施进行催还，避免印章长期在外流转带来的风险。
（三）印章使用详情栏
- 印章用途
- 简要说明借用印章的具体原因和用途，例如 “签订合同（合同编号：XXXX）”“办理工商登记手续”“出具证明文件（证明内容：XXXX）” 等。详细的印章用途描述可以让审批人和印章管理人清楚了解印章使用的背景和必要性，便于判断其合理性和合规性。
- 印章类别
- 明确所借用印章的具体类型，如 “公司公章”“财务专用章”“合同专用章”“法定代表人印章” 等。不同类别的印章具有不同的使用权限和范围，记录印章类别有助于分类管理和控制印章风险，确保各类印章按规定用途使用。
- 盖章份数
- 填写此次借用印章盖章的文件份数，需如实准确记录。这不仅有助于掌握印章的使用频率和业务量，还可以在一定程度上防止印章被私自用于额外文件盖章的情况发生，对印章使用的范围进行有效控制。
（四）审批与管理栏
- 审批人
- 由具有审批权限的人员签字确认，审批人应根据公司规定的印章使用审批流程，对印章借用申请进行审核。审批人需综合考虑印章用途、借用人身份、部门需求等因素，判断此次印章借用是否符合公司规定和业务需求，确保印章使用的合法性和安全性。
- 印章管理人
- 负责印章日常管理的人员在印章借出和归还时进行操作记录和确认，包括检查印章的完整性、核对借用和归还日期、审核盖章文件等。印章管理人在整个印章使用过程中起着关键的监督和管理作用，保障印章的正确使用和妥善保管。
（五）备注栏
- 用于填写其他需要说明的特殊情况或补充信息，如印章借用过程中的特殊要求、临时变更的事项、后续需要跟进的问题等。例如，“借用期间印章需带出公司使用，已向领导报备”“盖章文件需在 XX 日前提交复印件存档” 等备注内容可以为印章使用和管理提供更全面的信息，便于处理特殊情况和后续查询。
